Ontdek ons volgende evenement•
Brussels Motor ShowLogistieke ondersteuning in de zaal, beheer van parallelle sessies, begeleiding van sprekers en meertalig onthaal van alle congresdeelnemers: onze congresassistenten in Brussel zorgen ervoor dat elke sessie stipt op tijd begint, in de juiste zaal en met de juiste mensen.
Frans, Nederlands, Engels en andere talen op aanvraag voor uw internationale congressen.
Uurrooster, zalen en sprekers: uw vaste coördinator brieft het team 24 tot 48 uur vooraf.
Wijzigt het programma de avond voordien? Onze noodlijn is 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar.
Contracten, Dimona-aangiften en RSZ-verplichtingen regelen wij: geen administratieve stappen voor de organisator.
De congresassistent werkt achter de schermen van het programma. Hij kent het uur van elke sessie, bereidt de zaal voor, ontvangt de spreker en laat de microfoon rondgaan tijdens de vragenronde. Wij selecteren nauwgezette, meertalige profielen die zich thuis voelen in institutionele en wetenschappelijke omgevingen.
Europese instellingen, eventbureaus en merken: sinds 1996 levert Protéine gekwalificeerde teams voor evenementen in Brussel en heel België.
Op basis van 115 reviews op Google, Infobel & Facebook
Jo-Maëlys, Edificio (vertaald uit het Frans)
Wetenschappelijke congressen, vakconferenties en seminaries: voorbereiding van de zalen, beheer van parallelle sessies en begeleiding van sprekers.
Topontmoetingen en institutionele vergaderingen: registratie van delegaties, ondersteuning in de zaal en strikte naleving van het protocol.
Conferenties en rondetafels in de marge van een beurs: onthaal van de sprekers en beheer van de conferentieruimtes.
De congresassistent is het staflid dat het programma draaiende houdt. Hij staat niet aan de ingang, maar in de zalen: hij bereidt ze voor elke sessie voor, ontvangt de sprekers, bewaakt het tijdschema en laat de microfoons rondgaan tijdens de vragen uit het publiek. Wanneer een congres tientallen sessies na elkaar afwerkt, zorgt hij ervoor dat geen enkele zaal te laat begint en dat geen spreker verdwaalt in de gangen.
Bij Protéine gaat deze rol naar nauwgezette, meertalige profielen die zich thuis voelen in institutionele, wetenschappelijke en verenigingsomgevingen. Sinds 1996 waren onze teams actief op meer dan 25.000 evenementen in Brussel en overal in België.
Zijn taken volgen het ritme van het programma:
De assistent staat voortdurend in contact met de coördinator, die het overzicht over alle zalen bewaart.
Volgens de ranking van de Union of International Associations (UIA) was Brussel in 2024 met 388 congressen de nummer één ter wereld voor internationale bijeenkomsten. Die evenementen brengen afgevaardigden uit tal van landen samen, vaak met meerdere werktalen.
Onze congresassistenten spreken Frans, Nederlands en Engels, en op aanvraag zetten we profielen in die andere talen spreken. Ze kennen de codes van institutionele en Europese evenementen: stiptheid, respect voor het protocol en discretie. De Europese Commissie is een van de organisaties die een beroep doen op onze teams.
Bij parallelle sessies wordt een congres complex: meerdere zalen starten tegelijk, deelnemers wisselen van verdieping en sprekers komen soms op het laatste moment aan. We zetten een of meer assistenten per zaal in, afhankelijk van de verwachte opkomst. De coördinator houdt de zalen met elkaar in verbinding en stuurt versterking in realtime naar waar ze nodig is.
Op een congres vullen twee teams elkaar aan. Het onthaalteam ontvangt de deelnemers aan de ingang: registratie, uitreiking van badges, vestiaire en algemene doorverwijzing. De congresassistent neemt het over in de zalen. Voor een eendaags seminarie kan eenzelfde team beide rollen opnemen; voor een congres van meerdere dagen raden we aan de rollen te scheiden.
Onze congresassistenten zijn in Brussel actief op elk format waar een programma strak moet verlopen: internationale congressen van meerdere dagen, bedrijfsseminaries, algemene vergaderingen, persconferenties en vergaderingen van Europese instellingen. Hoe voller het programma, hoe meer hun aanwezigheid het verschil maakt: ze vangen wijzigingen op het laatste moment op, zoals een verplaatste zaal, een spreker die te laat is of een sessie die uitloopt, zonder dat de deelnemers er iets van merken.
Elke opdracht begint met een voorbereidend gesprek: format, aantal zalen, uurrooster en gewenste profielen. Daarna organiseert uw coördinator een gedetailleerde briefing 24 tot 48 uur vooraf: programma, zaalplan, lijst van sprekers, technische contactpersonen en specifieke richtlijnen. Op de dag zelf is hij ter plaatse of op elk moment bereikbaar, en na het evenement stellen we u een debriefing voor.
Voor een complex congres of een Europees evenement raden we aan 10 werkdagen op voorhand te reserveren.
Een community van meer dan 1.900 hosts, hostessen en stewards, waaruit we profielen kiezen die congressen gewend zijn. U kunt een lijst met favoriete profielen opbouwen, zodat u van editie tot editie hetzelfde team terugziet.
Geen verrassingen op de dag zelf: een noodlijn, 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar, en een plan B bij afwezigheid op het laatste moment.
Volledig in orde met de Belgische regels: contracten, Dimona-aangiften en RSZ-verplichtingen nemen wij voor onze rekening.
Protéine is actief in Brussel, Vlaanderen en Wallonië. Bezorg ons uw programma: u ontvangt een gratis en vrijblijvende offerte binnen 24 werkuren.
Antwoorden op de meest gestelde vragen over onze diensten en onze manier van werken.
Onze assistenten begeleiden uw sprekers en deelnemers voor een vlot verloop van uw sessies.
Beschrijf uw evenement in enkele regels. Gepersonaliseerd antwoord binnen 24 werkuren.
Voor laatste-minuutaanvragen of tijdens een evenement bereikt u rechtstreeks onze coördinator.
