Een receptionist voor het bezoekersonthaal van uw bedrijf in Brussel

Wat doet een receptionist in een bedrijf?

De receptionist bemant het onthaal van uw kantoren en zorgt voor het onthaal van bezoekers in uw bedrijf. Ze ontvangt klanten, kandidaten en partners, verwittigt hun contactpersoon, neemt de telefoon op, registreert wie binnenkomt en neemt leveringen in ontvangst. Voor een klant, een kandidaat of een partner is zij vaak het eerste contact met uw bedrijf, lang voor de eerste vergadering.

Bij Protéine gaat deze functie naar profielen die geselecteerd zijn op hun organisatietalent, hun discretie en hun talen. Sinds 1996 verzorgden onze teams het onthaal van meer dan 25.000 evenementen in Brussel en overal in België, en diezelfde lat leggen ze voor het onthaal van uw kantoren.

Wat doet een receptionist dagelijks?

De functie combineert verschillende taken die vaak tegelijk opduiken:

• Het onthaal van bezoekers: iedereen begroeten, de afspraak nakijken, de contactpersoon verwittigen en de bezoeker laten plaatsnemen.
• De telefooncentrale: oproepen beantwoorden, filteren, berichten noteren en doorverbinden naar de juiste dienst.
• Het register en de badges: wie binnenkomt registreren, toegangsbadges uitreiken en uw veiligheidsregels toepassen.
• Post en leveringen: pakketten in ontvangst nemen, registreren en aan de geadresseerden bezorgen.
• Wegwijs maken: bezoekers en nieuwe medewerkers door uw gebouw begeleiden.

Een goede receptionist kan prioriteiten stellen: de wachtende bezoeker gaat voor het pakket, de dringende oproep voor het routinebericht. Precies op dat gevoel voor prioriteiten letten we bij de selectie.

Receptionist voor uw bedrijf in Brussel: het belang van talen

In Brussel passeren aan eenzelfde onthaal op één dag Franstalige, Nederlandstalige en internationale bezoekers. Wie iedereen in zijn eigen taal ontvangt, toont meteen dat uw bedrijf zich thuis voelt in die omgeving.

Onze receptionisten spreken Frans, Nederlands en Engels. Spreken uw bezoekers andere talen, dan zetten we op aanvraag profielen in die Duits, Spaans, Italiaans of nog andere talen spreken. Vermeld het in uw aanvraag, zodat we het juiste profiel kiezen.

Welke bedrijven doen een beroep op een externe receptionist?

De behoefte bestaat in elke organisatie die publiek ontvangt in haar gebouwen: hoofdzetels, adviesbureaus, kantoren van instellingen en internationale verenigingen, zakencentra. Telkens gelden voor het onthaal van bezoekers dezelfde eisen: stiptheid, een verzorgde uitstraling, discretie over wat aan het onthaal gezegd en gezien wordt, en strikte naleving van de toegangsregels van het gebouw. We stemmen het profiel af op uw omgeving: een zeer protocollair onthaal voor een institutionele zetel, een warmer onthaal voor een bedrijf dat veel kandidaten ontvangt.

Vervanging van uw receptionist: vakantie, afwezigheid of versterking

Het onthaal kan niet dicht omdat uw receptionist met vakantie is. We springen bij in drie situaties:

• De geplande vervanging: vakantie, opleiding of voorziene afwezigheid, voor een dag, een week of meerdere weken.
• De onverwachte afwezigheid: onze noodlijn is 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar, en we zoeken zo snel mogelijk een beschikbaar profiel.
• De tijdelijke versterking: een opendeurdag, een algemene vergadering of het bezoek van een delegatie, wanneer het gewone onthaal niet meer volstaat.

Voor een geplande vervanging rekent u op ongeveer 5 werkdagen. Als u dat wenst, sturen we u bij elke vervanging dezelfde persoon: zij kent dan al uw procedures, uw teams en uw vaste bezoekers.

Receptie in uw bedrijf: als het evenement in uw eigen gebouw plaatsvindt

Een lancering, een eindejaarsreceptie of het bezoek van een belangrijke klant maken van uw onthaal de toegangspoort tot een evenement. De receptionist houdt dan de toegang tot het gebouw en de telefooncentrale in handen, terwijl een onthaalteam voor evenementen van Protéine de registratie van de gasten, de vestiaire en de doorverwijzing verzorgt. Eén coördinator stuurt het geheel aan.

Hoe we uw receptionist voorbereiden

Voor de start verzamelt uw Protéine-coördinator samen met u alles wat ze moet weten: uurrooster, onthaalprocedure, veiligheidsregels, badgebeheer, lijst van contactpersonen, richtlijnen voor de telefooncentrale en afhandeling van leveringen. De receptionist krijgt die informatie voor haar eerste werkdag, zodat ze vanaf de opening operationeel is.

Tijdens de opdracht blijft de coördinator uw enige aanspreekpunt. Verandert er een richtlijn, dan geeft u dat aan hem door, en hij zorgt ervoor dat ze toegepast wordt.

Wat het verschil maakt bij het onthaal van uw kantoren

Een community van meer dan 1.900 hosts, hostessen en stewards waaruit we de profielen kiezen die het best passen in een corporate omgeving. U kunt een lijst met favoriete profielen opbouwen, zodat u dezelfde gezichten terugziet.

Volledig in orde met de Belgische regels: contracten, Dimona-aangiften en RSZ-verplichtingen nemen wij voor onze rekening. U ontvangt één factuur en hoeft zelf geen administratieve stappen te zetten.

Gegarandeerde continuïteit: een noodlijn, 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar, en een plan B bij afwezigheid.

Protéine is actief in Brussel, Vlaanderen en Wallonië. Beschrijf ons uw behoefte: u ontvangt een gratis en vrijblijvende offerte binnen 24 werkuren.